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Représentation de la formation : MICROSOFT OUTLOOK 2019  INTÉGRAL

MICROSOFT OUTLOOK 2019 INTÉGRAL

Formation à distance
Accessible
Durée : 18 heures (30 jours)
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Formation créée le 05/05/2022. Dernière mise à jour le 16/01/2024.

Version du programme : 1

Programme de la formation Version PDF

Avec cette formation Outlook 2019®, vous pourrez en 54 leçons maitriser l’intégralité des fonctionnalités d'Outlook : messages, contacts et carnet d’adresses, calendrier et rendez-vous, tâches…

Objectifs de la formation

  • Se repérer dans l’environnement Outlook
  • Naviguer entre ses courriers, son calendrier et ses contacts
  • Rédiger ou répondre à un email en utilisant les formules adaptées
  • Personnaliser ses dossiers pour les classer de manière organisée
  • Contrôler les contenus de ses messages pour éviter les courriels indésirables
  • Créer des comptes utilisant différents protocoles d’hébergement et les catégoriser
  • Suivre et gérer les tâches communes à son organisation dans un but de partager de l’information
  • Configurer de manière optimale les flux RSS pour être alerté sur l’évolution d’un ou plusieurs domaines professionnels
  • Maîtriser la création d’images ou de liens hypertexte dans un message afin de se conformer à la charte de son entreprise
  • Effectuer un mappage, importer et exporter des contacts

Profil des bénéficiaires

Pour qui
  • Toute personne ayant à utiliser une messagerie Outlook
Prérequis
  • La formation ne possède pas de prérequis, mais le stagiaire doit : Posséder une adresse mail valide.
  • La formation étant en français, il est nécessaire de parler couramment la langue
  • Aucune connaissance sur Outlook n’est nécessaire. Une pratique minimale du logiciel peut permettre de progresser plus vite.
  • Un ordinateur disposant d’une connexion à internet. Connexion internet avec un débit > 1Mo/sec
  • Le logiciel ZOOM ou TEAMS installé
  • Navigateur web : Internet Explorer, Chrome, Firefox, Safari, Edge
  • Système d’exploitation : Mac ou Windows

Contenu de la formation

  • Prise en main
    • Bonnes pratiques
    • Découvrir
    • Rédiger et envoyer un message
    • Envoyer à plusieurs destinataires
    • Envoyer des pièces jointes
    • Critères de diffusion et accusé de réception
  • Réception de messages et impressions
    • Recevoir des messages électroniques
    • Lire ses messages
    • Recevoir une pièce jointe
    • Supprimer un message
    • Imprimer un message
  • Réponse, transfert et mise en forme de message
    • Répondre à un message
    • Transférer un message
    • Options de la messagerie
    • Créer une signature
    • Format Texte et format HTML
    • Mettre en forme un message
  • La sécurité sous Outlook
    • Les courriers indésirables
    • Paramétrer les options du courrier indésirable
    • Améliorer le filtrage du spam
  • Contacts et carnet d’adresses
    • Créer un contact
    • Gérer ses contacts
    • Créer un groupe de contacts
    • Organiser ses contacts
    • Importer des contacts
    • Ajouter un expéditeur à vos contacts
  • Gérer ses messages électroniques
    • Créer un nouveau répertoire
    • Transfert manuel du courrier
    • Créer rapidement une règle de message
    • Créer une règle de message plus élaborée
    • Mise en forme conditionnelle
  • Calendrier et rendez-vous
    • Paramétrer le calendrier
    • Planifier un rendez-vous unique
    • Planifier un rendez-vous périodique
    • Astuces pour être plus productif
    • Imprimer un calendrier
  • Calendrier et réunions
    • Inviter à une réunion
    • Répondre à une invitation
    • Partager un calendrier
    • Envoyer un instantané de son calendrier
    • Les notes
  • Gérer les tâches
    • Créer et modifier une tâche
    • Affecter une tâche
    • Créer une tâche périodique
    • Marquer une tâche comme terminée
    • Répondre à une demande de tâche avec Exchange
    • Suivre et mener à bien un projet
  • Les différentes attaques informatiques
    • Les spywares, les troyens
    • Les virus, spams, hoax
    • Le phishing
    • Les mots de passe
Équipe pédagogique

EQUIPE PEDAGOGIQUE La formation est animée par une professionnelle de l’informatique et de la pédagogie, dont les compétences technique, professionnelles et pédagogiques ont été validées par des certifications et/ou testées et approuvées par les éditeurs et/ou notre équipe pédagogique. Elle est en veille technologique permanente et possède plusieurs années d’expérience sur les produits, technologies et méthodes enseignés. MOYEN D’ENCADREMET : Le TUTORAT La formation est 100% tutorée par un expert dans le domaine de la bureautique. Notre dispositif vous permet de bénéficier de l’accompagnement permanente et individualisé d’un tuteur. Le tutorat est disponible par email/chat/Visio selon les besoins et souhaits des utilisateurs. Horaire d’ouverture du tutorat en mode synchrone (chat/Visio) de 08h30 à 17h00 du lundi au vendredi -Les demandes par Email sont disponibles 24h/24h et obtiendront toujours une réponse dans la journée À tout moment, durant votre formation et depuis votre plateforme d’apprentissage, vous pouvez entrer en contact avec votre tuteur soit par Email, soit par Chat. Si le tuteur le juge utile et que cela est nécessaire pour la bonne compréhension ou pour que l’aide soit plus efficace, il peut être amené à vous proposer un échange par téléphone. Si vous souhaitez prendre RDV pour un échange Viso avec votre tuteur, vous devez solliciter un RDV par Chat ou par Email. Il vous sera alors proposé un RDV dans la journée même, et vous recevrez une invitation à rejoindre une session de Viso/partage écran. TITRE ET QUALITE DU TUTEUR : selon CV du tuteur

Suivi de l'exécution et évaluation des résultats
  • L’évaluation des acquis s’effectue de différentes manières et intervient pendant toute la durée de la formation
  • En amont de la formation
  • Prise de contact par téléphone ou par mail avec la formatrice, lors de cet échange la formatrice s’assure que le profil et les prérequis soient validés et détermine la nature de la formation souhaitée par l’apprenant.
  • Ensuite, un lien extranet est envoyé à l’apprenant
  • Lors de sa première connexion, le stagiaire est en contact téléphonique avec un formateur pour identifier les besoins et les attentes des participants (entretien, questionnaire d’auto-évaluation)
  • Un test de positionnement est proposé au stagiaire afin d’évaluer ses connaissances au démarrage et ainsi personnaliser son programme Un essai gratuit à la formation d’une durée de 30 min est mis à disposition du stagiaire sur notre plateforme LMS
  • Cette étape permet à PROTENTIEL FORMATION d’établir un programme de formation au plus proche des attentes et de l’activité des apprenants, de réduire le risque de rupture de parcours. Le matériel, la connexion sont aussi testés.
  • Un entretien de démarrage est effectué afin de s’assurer la prise en main de la plateforme LMS par l’apprenant par le biais d’un webinaire Des exercices ponctuels sont à réaliser obligatoirement après chaque vidéo de cours, afin de valider la mise en pratique des nouvelles connaissances. Les manipulations s’effectuent directement dans le logiciel étudié et elles sont ensuite contrôlées
  • Tout au long de la formation, le stagiaire est accompagné par le formateur et bénéficie d’une assistance technique et pédagogique illimitée : il peut échanger par mail avec lui et bénéficie d’un WEBINAIRE à mi-parcours.
  • L’équipe pédagogique et le stagiaire disposent d’un tableau de bord donnant l’état des différents parcours (pourcentage d’avancement, de réussite) sur la plateforme LMS.
  • Cette étape permet à PROTENTIEL FORMATION de mesurer la capacité de l’apprenant à intégrer et appliquer des notions présentées en les mettant en pratique.
  • En fin de formation
  • Validation des acquis : questionnaire à compléter par le stagiaire pour valider l’atteinte des objectifs (post-formation) qui nous permettra de mesurer l'écart
  • Une évaluation de la formation à travers un questionnaire de satisfaction à chaud
  • Une attestation de suivi de formation est remise au stagiaire par courrier électronique
  • Un certificat de réalisation de l’action de formation est remis au stagiaire par courrier électronique
  • 2 à 3 mois après la formation, une enquête de satisfaction à froid est réalisée au stagiaire et/ou à la structure.
  • Cette étape permet à PROTENTIEL FORMATION de mesurer la satisfaction client (apprenant / prescripteur) ainsi que le bénéfice tiré par l’apprenant, mais également de prendre en compte les remarques client dans un objectif d’amélioration continue.
Ressources techniques et pédagogiques
  • Formation délivrée à distance (E-learning tutoré) : formation à distance via une plateforme de e-learning vous permettant d'effectuer votre apprentissage en direct dans le logiciel
  • La formation est accessible à distance pendant 1 an, de n’importe où, n’importe quand, via un ordinateur disposant d’une connexion à Internet (poste de travail). Idéalement, le poste est équipé d’un casque pour faciliter l’immersion dans les vidéos du cours.
  • Logiciel de Visio-conférence ZOOM ou TEAMS, partage d’écran du formateur.
  • Alternance d’apports théoriques et d’exercices pratiques (mises en situation, cas pratiques...) pour favoriser l’appropriation et atteindre les objectifs.
  • Supports de cours et exercices mis à la disposition des stagiaires sur un extranet sécurisé.
  • Vidéos de cours (son et sous-titrage). Le stagiaire peut accéder aux vidéos autant de fois qu’il le souhaite.
  • Exercices ponctuels à réaliser obligatoirement après chaque vidéo de cours, afin de valider la mise en pratique des nouvelles connaissances. Les manipulations s’effectuent directement dans le logiciel étudié et elles sont ensuite contrôlées.
  • Livre numérique faisant office d’ouvrage de référence sur le thème de la formation.

Qualité et satisfaction

Le taux de satisfaction de cette formation sera actualisé après la première session.

Modalités de certification

Résultats attendus à l'issue de la formation
  • L'outil Microsoft Outlook permet un gain significatif de productivité dans le milieu professionnel. Le logiciel dispose de fonctionnalités qui favorisent la productivité au sein d’une entreprise mais aussi la collaboration. Actuellement, les compétences sur le logiciel Outlook sont demandées et rencontrées dans les offres d’emploi en tant que logiciel de messagerie professionnelle. Sont concernés par exemple les secrétaires, assistants de direction, avocats, conseillers bancaire mais bien d'autres professionnels sont susceptibles de devoir utiliser Outlook dans leur tâches quotidiennes.
Modalité d'obtention
  • Niveau basique (score Tosa 351 à 550) Se repérer dans l’environnement Outlook Naviguer entre ses courriers, son calendrier et ses contacts Rédiger ou répondre à un email en utilisant les formules adaptées Envoyer ou répondre à une invitation de réunion Organiser de manière simple ses contacts et en consulter la liste Niveau opérationnel (score Tosa 551 à 725) Gérer les réponses automatiques lors de ses absences du bureau Personnaliser l’affichage de la liste des messages afin de les classer de façon optimale Personnaliser ses dossiers pour les classer de manière organisée Gérer les contenus et destinataires d’un message électronique et le classement et la recherche de ses messages, selon l’envoyeur ou le dossier concerné Contrôler les contenus de ses messages pour éviter les courriels indésirables Gérer l’affichage de son calendrier et de ceux partagés par ses collègues Organiser son carnet d’adresses et personnaliser l’affichage des contacts Niveau avancé (score Tosa 726 à 875) Créer des comptes utilisant différents protocoles d’hébergement et les catégoriser Partager et déléguer différents tâches et éléments dans le cadre d’un travail collaboratif Suivre et gérer les tâches communes à son organisation dans un but de partager de l’information Modifier l’aspect d’un message en utilisant les options avancées du logiciel ou de l’application Outlook et programmer son envoi et retrouver un message selon sa date, son importance ou encore sa taille Créer sa ou ses signatures de mail en vue de s’adapter aux différents interlocuteurs Mettre à jour et effectuer le suivi de son calendrier et de ceux partagés par ses collègues Créer et utiliser une liste de distribution Niveau expert (score Tosa 876 à 1000) Maîtriser les indicateurs de suivi et toutes les possibilités de délégation afin de gérer rapidement l’information Configurer de manière optimale les flux RSS pour être alerté sur l’évolution d’un ou plusieurs domaines professionnels Créer et envoyer des formulaires ou des modèles d’email au format OFT Maîtriser la création d’images ou de liens hypertexte dans un message afin de se conformer à la charte de son entreprise Importer et exporter les informations depuis un calendrier dans une perspective de gestion optimale de son temps Effectuer un mappage, importer et exporter des contacts
Détails sur la certification
  • Test adaptatif en ligne Algorithme adaptatif : le niveau des questions s’adapte au niveau du candidat tout au long du déroulement du test Scoring mathématique IRT (Item Response Theory) : score sur 1000 Typologies de questions : activités interactives (relier, glisser-déposer, cliquer sur zone, listes déroulantes, etc.), QCM et exercices de mises en situation dans l'environnement Microsoft Outlook rencontrées en entreprise Format du test : 20 questions – 60 minutes

Délai d'accès

16 jours

Accessibilité

Entre la demande du bénéficiaire et entre la signature du devis et le début de la formation, 15 jours ouvrés minimum. Toute demande préalable de prise en charge doit impérativement être saisie en ligne, au plus tard dans les 15 jours calendaires avant le 1 er jour de formation. Nous contacter par mail à contact@protentiel.fr ou par téléphone au 06 21 29 67 60 Pour le financement CPF : L'inscription se fait via votre compte formation, www.moncompteformation.gouv.fr/